Quản lý Hồ sơ & Xuất File
Sau khi hoàn tất quá trình quét, phân tách và nhận diện chữ, các hồ sơ sẽ được lưu trữ tại mục Hồ sơ & Tài liệu để bạn dễ dàng tìm kiếm và xuất ra các tệp lưu trữ.
1. Tìm kiếm và lọc tài liệu
Màn hình quản lý hồ sơ cho phép bạn tra cứu nhanh chóng trong hàng nghìn tài liệu:
- Tìm kiếm theo nội dung văn bản: Bạn chỉ cần gõ bất kỳ từ ngữ nào có trong văn bản (ví dụ: tên người, địa danh, số quyết định). Phần mềm sẽ tìm ra ngay các hồ sơ có chứa từ đó và chỉ rõ từ xuất hiện ở trang nào.
- Bộ lọc nhanh:
- Lọc theo khoảng ngày quét hoặc ngày ban hành.
- Lọc theo cơ quan ban hành hoặc loại văn bản.
- Lọc theo trạng thái kiểm tra (hồ sơ đã đạt hoặc hồ sơ cần rà soát lại).
Hình: Giao diện Kho lưu trữ tài liệu, xem trước Searchable PDF và đóng gói xuất bản
2. Các định dạng xuất file
Phần mềm hỗ trợ xuất tài liệu ra nhiều định dạng phổ biến:
Định dạng chuẩn lưu trữ lâu dài. Cho phép mở trên mọi máy tính, bôi đen sao chép chữ hoặc tìm kiếm từ khóa (Ctrl + F) dễ dàng.
Gom tất cả các trang quét vào trong một file ảnh duy nhất với dung lượng siêu nhẹ, phù hợp cho lưu trữ hồ sơ tài liệu cũ.
Đóng gói thành file nén zip gồm file PDF và thông tin văn bản chuẩn bị sẵn để tải lên phần mềm Một cửa điện tử hoặc Quản lý văn bản.
3. Các bước xuất file hàng loạt
- Trong màn hình Hồ sơ & Tài liệu, tích chọn các bộ hồ sơ bạn muốn xuất (hoặc nhấp "Chọn tất cả").
- Bấm nút "Xuất tài liệu" trên thanh công cụ.
- Chọn định dạng cần xuất (ví dụ: File PDF tìm kiếm được hoặc File ảnh đa trang TIFF).
- Chọn quy tắc đặt tên file tự động (ví dụ:
{Số ký hiệu}_{Ngày ban hành}_{Trích yếu}). - Chọn thư mục trên máy tính để lưu file và bấm "Bắt đầu xuất".
- Tiến trình xuất file sẽ chạy tự động và thông báo khi hoàn tất.