Chuyển tới nội dung chính

Tự động Tách Hồ sơ (Điểm ngắt)

Khi bạn quét một lúc cả xấp giấy dày gồm nhiều văn bản khác nhau, phần mềm VHDoc có khả năng tự động nhận diện điểm bắt đầu của từng văn bản để tách thành các tệp hồ sơ riêng biệt.

1. Các cách tách hồ sơ tự động​

Bạn có thể chọn một trong các cách sau tùy theo thói quen của cơ quan:

Cách 1: Kẹp tờ giấy in mã QR ở giữa (Khuyên dùng)​

  • Đây là cách nhanh và chính xác nhất.
  • Bạn chỉ cần in sẵn các tờ giấy có mã QR của phần mềm và kẹp vào đầu mỗi bộ hồ sơ trước khi quét.
  • Khi quét qua tờ QR, phần mềm sẽ tự hiểu đây là hồ sơ mới.
  • Tự động bỏ tờ QR: Tờ giấy in mã QR sẽ tự động bị xóa khỏi tệp kết quả cuối cùng, bạn không phải mất công xóa thủ công.

Cách 2: Kẹp tờ giấy trắng ở giữa​

  • Bạn chỉ cần kẹp một tờ giấy trắng thông thường vào giữa hai bộ hồ sơ.
  • Phần mềm nhận ra trang trắng sẽ tự động ngắt thành hồ sơ mới và tự động loại bỏ tờ giấy trắng đó đi.
  • Lưu ý: Hãy đặt mặt giấy trắng sạch sẽ để phần mềm nhận diện tốt nhất.

Cách 3: Nhận diện theo tiêu đề trang đầu​

  • Phần mềm có thể tự động đọc dòng chữ ở đầu trang. Khi gặp các dòng tiêu đề như "CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM" hoặc "QUYẾT ĐỊNH", phần mềm sẽ tự động tách thành hồ sơ mới.

Cách 4: Chia đều số trang cố định​

  • Áp dụng cho các loại giấy tờ có số trang luôn giống nhau (ví dụ: hồ sơ luôn có đúng 2 trang hoặc đúng 4 trang).
  • Cứ quét đủ số trang đó, phần mềm sẽ tự động đóng gói thành một hồ sơ.

Quản lý cấu hình Điểm ngắt
Hình: Quản lý cấu hình Điểm ngắt và quy tắc nhận diện tách hồ sơ tự động

2. Tách và gộp hồ sơ thủ công bằng bàn phím​

Nếu muốn tự chia hoặc sửa lại theo ý mình:

  • Tách hồ sơ tại trang bất kỳ: Nhấp chọn trang đó rồi bấm phím cách (Space) trên bàn phím. Trang đó sẽ trở thành trang đầu của hồ sơ mới.
  • Gộp hai hồ sơ lại: Chọn hồ sơ và bấm nút "Gộp hồ sơ" trên thanh công cụ.
  • Đổi thứ tự trang: Dùng chuột kéo trang di chuyển đến vị trí mong muốn.