Chuyển tới nội dung chính

Câu hỏi Thường gặp & Xử lý Tình huống

Tổng hợp các thắc mắc phổ biến và hướng dẫn xử lý nhanh các tình huống trong quá trình sử dụng phần mềm VHDoc.

1. Kết nối máy quét & Phần cứng​

Q1: Phần mềm báo không tìm thấy máy quét thì làm thế nào?​

  • Cách xử lý:
    1. Kiểm tra xem máy quét đã cắm nguồn điện và bật công tắc chưa.
    2. Rút cáp cắm USB nối máy quét với máy tính ra cắm lại (nên cắm trực tiếp vào cổng USB phía sau thùng máy tính).
    3. Kiểm tra phần mềm đi kèm của máy quét trên máy tính xem máy quét có hoạt động bình thường không.
    4. Nếu máy tính mới cài lại Windows, vui lòng tải và cài lại trình điều khiển (driver) chính hãng cho máy quét.
    5. Đóng phần mềm VHDoc và mở lại.

Q2: Máy quét bị kẹt giấy hoặc kéo nhiều tờ một lúc?​

  • Cách xử lý:
    1. Mở nắp máy quét, nhẹ nhàng rút tờ giấy bị kẹt theo chiều cuốn của máy (tránh kéo giật mạnh làm rách giấy).
    2. Dùng tay miết tơi xấp tài liệu trước khi đặt vào khay nạp để các trang không bị dính vào nhau.
    3. Chú ý tháo hết ghim bấm, kẹp giấy trước khi quét.
    4. Sau khi gỡ giấy kẹt xong, trên màn hình VHDoc bạn bấm nút "Quét tiếp" để máy tiếp tục quét mà không bị mất các trang đã quét trước đó.

2. Tự động tách hồ sơ​

Q3: Tôi đã kẹp tờ in mã QR nhưng phần mềm không tự tách hồ sơ?​

  • Cách xử lý:
    1. Độ nét khi quét: Bạn nên đặt độ phân giải quét từ 200 đến 300 DPI. Nếu quét ở mức quá thấp, hình chụp mã QR có thể bị mờ vỡ hạt khiến phần mềm không đọc được.
    2. Vị trí kẹp: Đặt tờ giấy có mã QR ngay ngắn ở đầu của mỗi bộ hồ sơ mới.
    3. Mẫu mã QR: Nên sử dụng đúng mẫu tờ tách do phần mềm tạo ra để đảm bảo nhận diện chính xác nhất.

Q4: Tài liệu có mặt sau là trang trắng, làm sao để phần mềm không nhận nhầm thành điểm tách hồ sơ?​

  • Cách xử lý:
    • Vào mục Cấu hình tách tài liệu -> Tách theo trang trắng.
    • Tích chọn ô "Bỏ qua mặt sau trắng khi quét 2 mặt". Phần mềm sẽ tự động bỏ qua các trang trắng mặt sau và không ngắt hồ sơ sai.

3. Nhận diện chữ & Tốc độ xử lý​

Q5: Khi đọc chữ tiếng Việt có chữ bị mờ hoặc dấu thanh đọc chưa chuẩn?​

  • Cách xử lý:
    • Vào Cài đặt -> Nhận dạng OCR, chọn sang bộ máy Nhận diện chuyên sâu (PaddleOCR).
    • Bộ máy chuyên sâu được tối ưu đặc biệt cho tiếng Việt có dấu, giúp đọc chính xác ngay cả các bản photocopy cũ hoặc chữ in mờ.

Q6: Quét một lần cả xấp tài liệu dày hàng trăm trang có bị đơ hay chậm máy không?​

  • Trả lời: Hoàn toàn không. VHDoc tự động lưu hình ảnh tuần tự xuống ổ cứng và chỉ tải các trang bạn đang nhìn lên màn hình. Nhờ vậy, máy tính của bạn luôn hoạt động mượt mà, nhẹ nhàng dù quét xấp tài liệu dày đến hàng nghìn trang.

4. Chuyển đổi bản quyền khi đổi máy tính​

Q7: Cơ quan đổi sang máy tính mới, làm thế nào để chuyển bản quyền phần mềm?​

  • Cách xử lý:
    1. Cài đặt phần mềm VHDoc lên máy tính mới.
    2. Mở phần mềm, vào mục Cài đặt -> Bản quyền.
    3. Bấm "Xuất yêu cầu kích hoạt (.req)" và lưu file lại.
    4. Gửi file yêu cầu kích hoạt này cho đơn vị cung cấp phần mềm để nhận lại file bản quyền (.lic) mới kích hoạt cho máy tính mới.